Compliance Guide
1. Vorwort
live-data24 steht für Digitalisierungs-Kompetenz, Innovationskraft, vertrauensvolle Kundenorientierung und motivierte, verantwortungsvoll handelnde Mitarbeiter und Partner. Der nachstehende Compliance Guide gilt für alle (freie) Mitarbeiter, Vertriebspartner und Führungskräfte der live-data24. Die unbedingte Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ist oberstes Gebot bei der live-data24 und die Grundlage für nachhaltigen unternehmerischen Erfolg. Mit der Einführung dieses Compliance Guides geht die live-data24 einen konsequenten Schritt zur Wahrnehmung seiner Verantwortung für rechtmäßiges Handeln.
live-data24 bietet innovative Leistungen, um ihren Kunden sichere, moderne Digitalisierungsschritte in bester Qualität zu wettbewerbsfähigen Kosten zu sichern und einen positiven Beitrag zu einer Effizienz steigernden, nachhaltigen Entwicklung / Digitalisierung zu leisten. Nachhaltige Effizienz ist daher ein zentrales Ziel von live-data24 und ist fest im Unternehmensleitbild der „Vision und Werte“ verankert. Das Unternehmensleitbild ist Grundlage für den Compliance Guide.
live-data24 erwartet von allen Führungskräften und Mitarbeitern, dass diese alle relevanten gesetzlichen Bestimmungen und diesen unternehmensinternen Compliance Guide in der jeweils gültigen Fassung kennen und einhalten. Hierzu werden sie regelmäßig geschult. Verstöße gegen die Regelungen des Compliance Guides werden nicht toleriert und haben (arbeits-) rechtliche Konsequenzen wie z.B. Abmahnungen, Versetzungen oder (Änderungs-)Kündigungen zur Folge.
2. Unser Leitbild
Unser an Bedürfnissen von Unternehmen und an Menschen orientierte Unternehmenskultur, die sich auf unsere zentralen Werte stützt, ist Grundlage für unser Handeln und der Schlüssel zu unserem Erfolg.
2.1. Unsere Vision
Wir sind ein starkes, europäisches Digitalisierungsunternehmen. Wir schaffen einzigartige Lösungen und steigern Produktivität, Effizienz und Profit.
2.2. Unsere Werte
Sicherheit
Effizienz
Redlichkeit
Mehrwert
3. Allgemeine Grundsätze
Die Einhaltung des Compliance-Guides wird durch die Geschäftsführung, die Führungskräfte und den Compliance Officer überwacht. Jeder Vorgesetzte ist Vorbild für seine Mitarbeiter und hat sein Handeln an den Verhaltensgrundsätzen auszurichten. Führungskräfte tragen Verantwortung dafür, dass in ihrem Verantwortungsbereich keine Verstöße gegen den Compliance Guide begangen werden, die durch ordnungsgemäße Aufsicht hätten verhindert oder erschwert werden können. Jede Führungskraft unterstützt ihre Mitarbeiter nach besten Kräften, rechtmäßig zu handeln. Falls es Anhaltspunkte für Rechtsverstöße gibt, werden Führungskräfte diesen konsequent nachgehen.
4. Compliance Officer
live-data24 hat einen Compliance Officer zur Überwachung der Einhaltung des Compliance Guides eingesetzt. Zu den Aktivitäten des Compliance Officers gehören Informations- und Kommunikationsmaßnahmen, die Verfolgung von Rechtsverstößen und die Umsetzung der Compliance Anforderungen. Der Compliance Officer berichtet der Geschäftsführung regelmäßig, mindestens jedoch halbjährlich über durchgeführte Untersuchungen, bekannt gewordene Verstöße sowie über Präventionsmaßnahmen.
Der Compliance Officer ist auch interne Anlaufstelle für alle Mitarbeiter bei korruptionsrelevanten Fragen, beispielsweise bei der Annahme von Einladungen und Geschenken. Die Mitarbeiter können auch von der Möglichkeit einer Anonymisierung ihrer Meldungen Gebrauch machen.
5. Interessenskonflikte, Korruption, Korruptionsbekämpfung
5.1. Interessenskonflikte
Situationen, in denen persönliche oder finanzielle Interessen der Mitarbeiter mit denen live-data24 in Konflikt geraten könnten, sind generell zu vermeiden. Beteiligungen an Unternehmen von Wettbewerbern, Kunden oder Lieferanten sind untersagt; dies gilt auch für Geschäftsbeziehungen im privaten Bereich mit den vorgenannten Personen. Persönliche Beziehungen oder Interessen dürfen die geschäftliche Tätigkeit der Mitarbeiter sowie Handlungen und Entscheidungen der Geschäftspartner der live-data24 nicht unzulässig beeinflussen. Sollte die Möglichkeit eines Interessenkonflikts bestehen, ist jeder Mitarbeiter verpflichtet, dieses persönliche Interesse unverzüglich dem Vorgesetzten anzuzeigen.
5.2. Bestechlichkeit, Bestechung
Den Mitarbeitern der live-data24 ist es untersagt, Geschäftspartnern oder Amtsträgern Vorteile anzubieten, zu versprechen oder zu gewähren, die geeignet sind, diese unzulässig zu beeinflussen. Es dürfen auch keine Geschenke oder Vorteile eingefordert oder angenommen werden. Insbesondere die Annahme oder Gewährung von Zuwendungen, die in einem nahen zeitlichen Zusammenhang zu Vertragsverhandlungen stehen, sind verboten. Jeglicher Anschein von Unredlichkeit und Inkorrektheit ist zu vermeiden. Verstöße gegen das Kartellrecht können hohe Geldbußen für das Unternehmen, die dort Verantwortlichen und die jeweils handelnden Personen nach sich ziehen.
live-data24 bekennt sich zum fairen, unverfälschten Wettbewerb unter Einhaltung des Wettbewerbs- und Kartellrechts mit Geschäftspartnern und mit Dritten. Unzulässig sind deshalb Gespräche unserer Mitarbeiter mit Wettbewerbern, bei denen marktrelevante Absprachen getroffen werden, insbesondere über Preise, Angebote, Geschäftsbedingungen, Kapazitäten oder Marktanteile. Ebenfalls unzulässig sind Absprachen über einen Wettbewerbsverzicht, über die Abgabe von Scheinangeboten bei Ausschreibungen und die unsachgemäße Bevorzugung oder der Ausschluss von Vertragspartnern.
Bestehen Zweifel darüber, ob eine bestimmte Situation konform mit den Kartellgesetzen ist, sind die Mitarbeiter verpflichtet, den Compliance Officer zu konsultieren. Mitarbeiter, die sich in unlauterer Weise von Geschäftspartnern oder Kunden beeinflussen lassen oder versuchen, diese in unlauterer Weise zu beeinflussen, werden – ungeachtet strafrechtlicher Konsequenzen – disziplinarisch und arbeitsrechtlich zur Verantwortung gezogen.
6. Mitarbeiter
Die Kompetenz und Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter machen live-data24 erfolgreich. Darum legt sie großen Wert auf die Entwicklung der Mitarbeiter, u.a. auch durch ein leistungsorientiertes Vergütungssystem. live-data24 investiert in die Qualifikation ihrer Mitarbeiter, um ihnen ein Umfeld zu schaffen, dass ihnen persönliche und berufliche Perspektiven eröffnet. live-data24 erwartet im Gegenzug von ihren Mitarbeitern, dass jeder hohe Ansprüche an sich und seine Leistung stellt und sich aktiv an seiner Weiterentwicklung beteiligt. live-data24 hat sich das Ziel gesetzt, in der Belegschaft auf mehr Vielfalt, vor allem in Bezug auf Alter, Geschlecht und Herkunft zu setzen.
7. Arbeitsschutz
Arbeitsschutz- und Arbeitssicherheitsvorschriften sind von allen Mitarbeitern unbedingt zu beachten. Es ist Aufgabe aller Mitarbeiter der live-data24, Gefährdungen für Menschen zu vermeiden. Den Führungskräften kommt auch hier eine wichtige Vorbildfunktion zu.
Durch Verbesserungen der Arbeitsprozesse und durch Präventions- und Gesundheitsförderungsmaßnahmen erhält und fördert live-data24 die Gesundheit und Leistungsfähigkeit ihrer Mitarbeiter. Dabei wird die Einhaltung der geltenden Gesetze und Vereinbarungen als selbstverständlich angesehen. live-data24 hat die gesetzlich geforderten Beauftragten eingerichtet und stellt deren fachliche Qualifikation sicher.
8. Nachhaltigkeit
Während auf der einen Seite traditionell der Erfolg eines Unternehmens mit strengem Fokus auf Wirtschaftlichkeit und Effizienz gemessen wird, steht der sorgsame Umgang mit natürlichen Rohstoffen, wichtigen Ökosystemen und kulturellem Gut auf der anderen Seite. Nachhaltiges Handeln bedeutet für uns, in diesem Spannungsfeld eine Balance zu schaffen.
In einer dynamischen Welt mit globalisierten Märkten übernehmen wir Verantwortung gegenüber Mensch, Umwelt sowie den unterschiedlichen Kulturen. Es gilt, wirtschaftlichen Erfolg mit sozialen und ökologischen Ansprüchen in Einklang zu bringen und damit einen Beitrag zu einer nachhaltigen Entwicklung zu leisten.
9. Umweltschutz
Mitarbeiter, die für umweltrelevante Anlagen und Tätigkeiten zuständig sind, haben die gesetzlichen und behördlichen Umweltvorschriften zu kennen und sich ihrer besonderen Verantwortung bei der Einhaltung des Umweltrechts bewusst zu sein. Alle Mitarbeiter sind verpflichtet, im Umgang mit Umweltproblemen einen vorsorgenden Ansatz zu unterstützen und Initiativen zu ergreifen, um ein größeres Verantwortungsbewusstsein für die Umwelt zu erzeugen. Verursachte Umweltschäden sind dem Vorgesetzten umgehend zu melden.
10. Geschäftsbeziehungen mit Lieferanten und anderen Geschäftspartnern
Von den Lieferanten und anderen Geschäftspartnern erwartet live-data24 ein klares und dauerhaftes Bekenntnis zur Vermeidung von Gesetzesverstößen und, dass sie die Wertgrundsätze der live-data24 teilen. live-data24 wird Lieferanten verpflichten, die Regelungen dieses Compliance Guides zu beachten und fordert sie dazu auf, die Richtlinie auch in der eigenen Lieferkette umzusetzen und einzuhalten. Der Compliance Officer wird regelmäßig prüfen, ob die Anforderungen des Compliance Guides von den Lieferanten eingehalten werden.
11. Umgang mit Informationen
11.1. Geheimhaltung
Alle Mitarbeiter von live-data24 sind hinsichtlich der vertraulichen Geschäftsinformationen und -geheimnisse („Vertrauliche Informationen“) der live-data24 und ihrer Geschäftspartner, die ihnen im Rahmen ihrer betrieblichen Tätigkeit anvertraut oder sonst bekannt geworden sind, zur Geheimhaltung verpflichtet. Vertrauliche Informationen umfassen insbesondere sämtliche Informationen und Daten, einschließlich Vertragsbedingungen, jede Art von geschäftlichen und kommerziellen Informationen, Finanzinformationen, Informationen zu geistigem Eigentum sowie Informationen, die zwischen live-data24 und den Geschäftspartnern im Rahmen ihrer Geschäftsbeziehung oder für die Bestimmung, die Entwicklung oder die Erstellung von Produkten / Leistungen offengelegt werden.
11.2. Umgang mit Insiderinformationen
live-data24 trägt dafür Sorge, dass Insiderinformationen über die Geschäftspartner nur befugten Personen zugänglich gemacht werden und im Übrigen streng vertraulich behandelt werden. Es wird sichergestellt, dass insiderrelevante Informationen so abgesichert sind, dass Unbefugte dazu keinen Zugang erhalten. Den Mitarbeitern der live-data24 ist es untersagt, Familienangehörigen oder anderen Personen Insiderinformationen oder Hinweise zukommen zu lassen. Führungskräfte können in bestimmten Fällen persönlich für Schäden haftbar gemacht werden, wenn ein Mitarbeiter Insiderinformationen weitergibt und der Verstoß gegen die Insiderregeln durch angemessene Aufsicht hätte verhindert werden können.
11.3 Datenschutz, Daten- und Informationssicherheit
live-data24 gewährleistet den Schutz vertraulicher, geheimer und personenbezogener Daten von Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten und sonstigen Geschäftspartnern. Alle Bestandteile der Informationsverarbeitung werden so gesichert, dass die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Nachweisbarkeit der schützenswerten Informationen gewährleistet und eine unbefugte interne und externe Nutzung verhindert wird. Dabei ist stets streng nach dem Grundsatz der Datenvermeidung vor der Datensicherheit zu handeln.
Der Schutz personenbezogener Daten und die Einhaltung der für live-data24 geltenden Datenschutzbestimmungen ist für uns sehr wichtig. Wir beachten deshalb insbesondere die europäische Datenschutzgrundverordnung sowie sonstig geltendes Recht in Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit, und achten darauf, dass die geltenden Grundsätze für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten zu jeder Zeit eingehalten werden. Wir ergreifen alle erforderlichen Maßnahmen, um die von uns erhobenen oder verarbeiteten personenbezogenen Daten zu schützen. Personenbezogene Daten dürfen nur erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, soweit dies für festgelegte, eindeutige und rechtmäßige Zwecke erforderlich ist.
12. Schutz des geistigen Eigentums / IT-Recht
Um den Schutz des geistigen Eigentums der live-data24 und deren Geschäftspartnern zu gewährleisten, hat jeder Mitarbeiter geeignete Sicherheitsvorkehrungen auf Basis der IT-Sicherheits-Richtlinie zu treffen (Passwörter, zugelassene Technologien und lizenzierte Software).
13. Meldung von Unregelmäßigkeiten
13.1 Information des Vorgesetzten / Compliance Officer
Soweit ein Mitarbeiter im Einzelfall davon ausgehen muss, dass es zu einem Verstoß gegen gesetzliche oder behördliche Vorschriften oder den Vorgaben dieses Compliance Guides gekommen ist, ist der Mitarbeiter verpflichtet, entweder seinen Vorgesetzten oder den Compliance Officer zu informieren.
13.2 Mitteilungen an den Compliance Officer
Bei Zweifeln über Rechtsverstöße erteilt der Compliance Officer allen Mitarbeitern Rat und Hilfe. Er nimmt Hinweise - auf Wunsch auch anonym - entgegen und leitet diese nach einer Prüfung an die Geschäftsführung zur Aufklärung weiter. Die Möglichkeit, Hinweise über mögliche Gesetzes- oder Richtlinienverstöße abzugeben, steht auch Dritten, Geschäfts- / Vertriebspartnern, Kunden und Lieferanten zur Verfügung. Alle Mitarbeiter, die vor oder bei der Abgabe von Hinweisen Bedarf für ein persönliches und vertrauliches Gespräch sehen, können hierzu den Compliance Officer kontaktieren.
13.3 Vertraulichkeit der Hinweisgeber
live-data24 sichert die Interessen der Hinweisgeber durch die Zusage, eingehende Hinweise vertraulich zu behandeln und im besten Wissen handelnde Hinweisgeber mit allen gebotenen Mitteln gegen etwaige aus einer Meldung resultierende Nachteile zu schützen.